19 quy tắc ứng xử của một doanh nhân chuyên nghiệp

Trong kinh doanh, có thể gặp rất nhiều tình huống giao tiếp khiến người trong cuộc khó xử nhưng những người chuyên nghiệp luôn biết cách xoay xở để giải quyết chúng nhanh chóng dựa trên những nguyên tắc đã được đúc rút từ kinh nghiệm.

Trong cuốn sách “The Essentials of Business Etiquette” (Những quy tắc kinh doanh cần thiết) tác giả Barbara Pachter đã trình bày về các quy tắc mọi người cần phải hiểu để thực hiện và thể hiện mình một cách thích hợp trong môi trường xã hội chuyên nghiệp.

1. Luôn đứng khi bạn đang được giới thiệu với một người nào đó

Điều này sẽ giúp thiết lập sự hiện diện của bạn. Bạn sẽ dễ dàng làm cho người khác bỏ qua nếu bạn không đứng. Nếu bạn đang mất tập trung và không thể đứng lên, bạn nên nghiêng về phía trước để cho người khác biết rằng bạn sẽ đứng, nếu có thể.

2. Luôn luôn nói cả họ và tên

Trong một tình huống kinh doanh, bạn nên sử dụng tên đầy đủ của bạn, nhưng bạn cũng nên chú ý đến cách người khác muốn bạn giới thiệu về mình.

Nếu tên của bạn quá dài hoặc khó phát âm, bạn nên xem xét việc thay đổi hoặc rút ngắn nó. Hoặc bạn nên xem xét viết cách phát âm tên bạn trên danh thiếp và đưa nó cho người khác.

3. Luôn bắt tay trước nếu bạn ở vị trí cao hơn hoặc là nhân vật chính của sự kiện

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nếu bạn là ông chủ hoặc cấp trên (không kể giới tính), bạn nên chủ động bắt tay trước.

Dù bằng cách nào, cũng nên thực hiện những cái bắt tay. Ở Mỹ, những cái bắt tay cũng được hiểu như lời chào kinh doanh. Nếu bạn muốn được nhìn nhận một cách nghiêm túc, bạn phải bắt tay và bắt tay một cách nghiêm túc.

4. Ăn mặc phù hợp

Quần áo được xem là một hình thức quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ, có thể nâng cao uy tín nghề nghiệp của một người hay làm giảm uy tín của người đó. Bạn có thể gửi tin nhắn về sự chuyên nghiệp thông qua cách lựa chọn quần áo của bạn.

Vì vậy, hãy luôn lựa chọn những trang phục phù hợp khi tham dự các sự kiện, hội nghị, nhà hàng hay bất kỳ sự kiện nào.

5. Chỉ nói “cảm ơn” một hoặc hai lần trong một cuộc trò chuyện

Bạn chỉ nên nói cảm ơn một hoặc hai lần trong một cuộc trò chuyện. Nếu không, bạn có thể pha loãng ảnh hưởng của nó, thậm chí khiến người khác thấy rằng bạn đang mất tự tin hoặc bối rối.

6. Gửi thư hoặc thiệp cảm ơn riêng cho từng người tham gia

Bạn nên gửi thư cảm ơn trong vòng 24 giờ và nên gửi riêng cho từng người bạn muốn cảm ơn.

Trước khi bạn lựa chọn giữa email và thư viết tay, hay lưu ý rằng thư thường có thể mất vài ngày để đi đến đích trong khi email có thể đến ngay lập tức. Sự khác biệt thời gian này có thể rất quan trọng sau khi phỏng vấn tuyển dụng, nếu các quyết định tuyển dụng đang được thực hiện một cách nhanh chóng.

7. Để điện thoại trong túi của bạn

Ngày nay, mọi người thường mang điện thoại bên mình ở khắp mọi nơi, nhưng trong một số trường hợp bạn nên để nó ra xa, nhất là các cuộc họp.

Bạn có thể bị cám dỗ bởi nhắn tin hoặc email, nhưng việc cất điện thoại trong một thời gian quan trọng có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của bạn.

Ngoài ra, không đặt điện thoại trên bàn khi gặp một ai đó bởi nếu làm như vậy, bạn đang nói với người đó rằng bạn rất sẵn sàng để bỏ qua anh ấy hoặc cô ấy để kết nối với người khác.

8. Không bao giờ kéo ghế cho ai đó

Trong một số trường hợp giao tiếp thông thường, kéo ghế cho người khác nhất là phụ nữ là cách thể hiện sự lịch sự của một người đàn ông. Nhưng trong kinh doanh bạn không nên làm thế vì nó có thể họ ngầm hiểu là bạn đang phân biệt giới tính. Trong bối cảnh kinh doanh, bạn nên để những quy tắc giới xã hội lại đằng sau.

9. Đừng bắt chéo chân

Cả đàn ông và phụ nữ đều không nên làm điều này vì nó có thể gây mất tập trung và thậm chí quá sexy cho để thể hiện sự chuyên nghiệp.

10. Giữ ngón tay của bạn với nhau khi bạn trỏ.

Trong trường hợp đưa tay lên hãy mở cả bàn tay và giữ các ngón tay sát nhau. Nếu bạn chỉ ngón trỏ của bạn, nó có thể cho thấy bạn đang rất nóng nảy và thiếu tôn trọng người đối diện.

11. Luôn kiểm tra lại xem bạn đã chọn đúng người nhận email chưa

Hãy chú ý khi gõ tên người nhận email của bạn bởi việc lựa chọn sai địa chỉ người nhận rất dễ vâp phải, trong một số trường hợp nó có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng.

12. Luôn bẻ bánh với hai tay

Bạn không bao giờ nên sử dụng dao để cắt bánh cuộn trong một bữa ăn tối. Hãy bẻ bánh bằng tay và chấm bơ khi bạn đã sẵn sàng ăn.

13. Đừng gọi bất cứ món gì quá đắt

Nếu bạn gọi một miếng thịt bò đắt tiền hoặc tôm hùm, bạn sẽ trông giống như đang tận dụng người mời. Tuy nhiên, nếu người mời đưa ra các gợi ý, bạn nên chọn bất kỳ món gì nhưng sẽ là tốt hơn nếu bạn không chọn món đắt tiền nhất. Với rượu vang cũng tương tự.

Ngoài ra, bạn cũng phải cẩn thận khi đặt một món “đặc biệt”. Nhiều người phục vụ không đề cập đến giá cả khi mời bạn chọn món đặc biệt. Các món này thường có giá cao hơn 10 – 40% so với các món trong menu chính, nhưng bạn có thể không tiện khi hỏi giá của món đặc biệt trong một tình huống kinh doanh.

14. Đừng đẩy đi hoặc xếp dồn món ăn của bạn

Bạn không phải là người phục vụ. Hãy để các nhân viên phục vụ làm công việc của họ. Thêm vào đó, nếu người đang đang ăn tối cùng bạn chưa ăn xong, họ có thể cảm thấy vội vã – và hành động của bạn sẽ bị xem là thô lỗ.

15. Hãy lựa chọn món ăn cân bằng với khách của bạn

Điều này có nghĩa bạn nên lựa chọn món khai vị hoặc món tráng miệng giống như khách của bạn nếu bạn không muốn làm cho khách cảm thấy không thoải mái khi ăn một mình.

16. Không bao giờ yêu cầu một hộp mang về

Bạn có thể áp dụng phương châm không để đồ ăn thừa và mang đồ ăn thừa về khi đi ăn cùng gia đình nhưng không thể làm thế trong trường hợp chuyên nghiệp.

17. Đặt đồ ăn đúng chỗ

Thông thường đồ ăn nên được để bên tay trái và đồ uống nên để bên phải.

Ngoài ra, một số dụng cụ như dao, muỗng nên để bên phải, món chính đặt ở giữa.

18. Người mời luôn luôn trả tiền

Nếu bạn là người mời, hoặc là chủ nhà bạn phải trả hóa đơn, dù bạn là đàn ông hay phụ nữ. Trong trường hợp bạn là nữ, khách nam muốn trả tiền bạn nên từ chối khéo bằng cách nói “Ồ không, đây không phải là tôi trả mà là công ty tôi trả”.

Tuy nhiên, trong trường hợp khách nam kiên quyết muốn trả tiền hóa đơn, hãy để anh ta trả. Đó cũng là một cách cư xử lịch sự.

19. Chuẩn bị một lời cáo lỗi lịch sự khi có việc phải về trước

Hãy luôn chuẩn bị một lời cáo lỗi lịch sự. Trong một số trường hợp cần thoát ra khỏi cuộc trò chuyện hoặc cuộc gặp, có sự chuẩn bị trước sẽ giúp bạn làm chủ được tình huống và cáo lỗi trơn tru hơn.

Ví dụ để “thoát” khỏi một cuộc trò chuyện. Bạn có thể nói “Rất vui được gặp bạn” hay “Rất vui được nói chuyện với bạn” hay “Tôi có thể gặp bạn vào tuần tới tại cuộc họp”…

Bạn cũng có thể bào chữa cho mình để ra về với lý do về để nghỉ ngơi, ăn cùng gia đình, hoặc cần gặp ai đó trước khi họ đi mất…

Theo DOANH NHÂN SÀI GÒN

Tags: ,